E-Genel Kurul

Av. Ecem Akyıldız

Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) “Elektronik Ortamda Kurullar” kenar başlıklı 1527. Maddesiyle birlikte borsaya kote edilmiş şirketler açısından, genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kulanma sistemi zorunlu hale gelmiştir. Özellikle yabancı sermayeli şirketlerde üyelerin bir kısmı veya tamamı yurtdışında yerleşik Türk ve/veya yabancılardan oluşan genel kurul toplantılarının fiziki olarak yapılması önemli güçlükler arz etmekte, kararların kanunda aranan nisaplarda alınması ise çoğu kez mümkün olamamaktadır.  Genel kurulun elektronik ortamda yapılması ise bu sorunlar açısından bir çözüm getirmektedir.

e-Genel Kurula katılma ve oy kullanma hususu borsaya kote edilmemiş şirketler açısından zorunlu olmayıp, şirketlerin tercihine bırakılmıştır. Bununla birlikte, TTK’nın 1527. Maddesinde öngörüldüğü üzere Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca (Bakanlık) hazırlanarak 28.08.2012 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan ve 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe giren “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” (EGKY) ile anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esaslar, genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneği, oyun hak sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasının esasları, Elektronik Genel Kurul Sisteminin (EGKS) işleyiş esasları ve bu sistemin katılımcılarının yükümlülükleri düzenlenmiştir.

e-Genel Kurul İçin Esas Sözleşmeye Konulacak Hüküm

Elektronik toplantı sistemi ile genel kurula katılım, öneride bulunma ve oy verme, hukuksal sonuçları açısından fiziki katılım, öneride bulunma ve oy vermenin bütün sonuçlarını doğuracaktır. EGKS’yi uygulayacak şirketlerin esas sözleşmelerinde, EGKY’nin 5. Maddesinde yer alan hükmün genel kurul toplantılarının düzenlendiği maddelerden biri içerisinde yer alması zorunlu olup, bu hükümde hiçbir değişiklik yapılamayacaktır.

Payları, Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerin yapacakları genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, temsilci tayin etme, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri, MKK tarafından hazırlanan ve 01.10.2012 tarihinde hizmete açılan EGKS üzerinden yapılacaktır.

e-Genel Kurul Öncesinde Yapılacak İşlemler

1. Genel Kurula İlişkin Bilgi Ve Belgelere Erişimin Sağlanması

EGKS’yi uygulayacak şirketlerin, genel kurul toplantılarına ilişkin Kanun ve esas sözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik imzalı olarak TTK’da öngörülen süreler içinde EGKS’de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmaları zorunludur.

2.Genel Kurula Elektronik Ortamda Katılma Bildirimi

Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri bu tercihlerini EGKS’den bildirmek zorundadır.

Genel kurula hak sahibi yerine temsilcinin elektronik ortamda veya fiziki olarak katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi zorunludur. Hak sahibi temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da yetkilendirebilir. Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır.

Tüzel kişi hak sahipleri adına, EGKS’de yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza yetkilisince şirket namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekmektedir.

Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri, bu tercihlerini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS’den bildirmek zorundadırlar. Bu süre, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde bir gün olarak uygulanır.

Şirket, genel kurula katılma taleplerini en geç iki iş günü içinde kontrol ederek EGKS’den kabul veya reddeder. Bu süre içinde reddedilmeyen talepler kabul edilmiş sayılır. Bu hüküm, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirket genel kurullarında uygulanmaz.

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini genel kurul tarihinden bir gün öncesine kadar EGKS’de geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz.

e-Genel Kurul Toplantısı Esnasında Yapılacak İşlemler

1. Genel Kurul Toplantısına Katılım

Hak sahiplerinin elektronik ortamda genel kurula katılabilmeleri için EGKS’ye güvenli elektronik imza ile giriş yapmaları gereklidir. Anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden bir saat öncesinde başlar, genel kurulun başlama saatinden beş dakika öncesine kadar sürer.

Toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınır. Bu liste, Hazır Bulunanlar Listesinin oluşturulmasında kullanılır.

2. Genel Kurul Toplantısının Elektronik Ortamda Açılması

Genel kurul toplantısı fiziki ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için ilgili mevzuattaki şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS’deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir.

3. Elektronik Görüş İletme Ve Oy Verme

Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılan hak sahibi, görüşülmekte olan gündeme ilişkin görüşünü EGKS’de yazılı olarak iletebilir. Hak sahibi her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir. Her bir görüş en fazla 600 karakter olabilir.

Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır. Anonim şirketin genel kurul gündeminde yer alan her bir gündem maddesine ilişkin olarak oylama, toplantı başkanı tarafından fiziki ve elektronik ortamda katılan hak sahipleri için aynı anda başlatılır. Elektronik ortamda oyların gönderilmesi iki dakika ile sınırlıdır.

Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işletir.

e-Genel Kurul Toplantısı Sonrasında Yapılacak İşlemler

Hazır bulunanlar listesi ve toplantı tutanağı, toplantı bitiminde Bakanlık temsilcisine elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içerisinde de teslim edilir.

EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, şirket yöneticileri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.

Bakanlıkça, genel kurula ilişkin belgelerin EGKS tarafından MERSİS’e elektronik ortamda aktarılması uygulamasının başlatılmasına kadar genel kurul belgeleri toplantı bitiminde, toplantı başkanı tarafından, Bakanlık temsilcisinin kurumsal elektronik posta adresine veya Kayıtlı Elektronik Posta hesabına gönderilir veya elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içinde Bakanlık temsilcisine teslim edilir.

e-Genel Kurul Toplantısı Yapacak Şirketlerin Uyacakları Diğer Yükümlülükler

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketler ile bu amaçla destek hizmeti sunacak şirketler, yukarıdaki bölümlerde belirtilen yükümlülüklerin yanında aşağıda belirtilen yükümlülükleri de yerine getirmek zorundadır:

a) Şirketler kendileri kuracakları EGKS'nin, EGKS hizmeti sağlayacak olan şirketler ise TTK’ya, EGKY ve Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ’e (EGKT) hükümlerine uygunluğunu, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA (Certified Information Systems Auditor) sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden birisine tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu Bakanlığın uygun görüşünü aldıktan sonra kayıtlı bulundukları ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. Yükümlülük yerine getirilmeden şirketler destek hizmeti verememektedir. Bu raporun üç yılda bir yenilenmesi gerekmektedir. Ancak Bakanlığın gerekli gördüğü hallerde bu teknik raporun daha kısa veya daha uzun bir sürede de alınmasını isteyebilir.

b) Şirketler, varsa organın temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcilerin bilgilerini EGKS’de hak sahiplerinin bilgisine sunar.

c) Şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları şirketler, EGKS’de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır. Borsaya kote şirketler için söz konusu saklama zorunluluğu MKK tarafından yerine getirilir.

d) Payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler, kendileri veya destek hizmeti aldıkları kuruluşlar aracılığıyla genel kurul toplantısına ilişkin görüntü ve ses naklini EGKS’ye aktarmak ve sistemin işleyişine ilişkin olarak EGKT’de belirlenen işleyiş esaslarına uymak zorundadır.

e-Genel Kurul Sisteminin Güvenlik Kriterleri

EGKS, asgari olarak EGKY’de belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olmalıdır.

EGKS, toplantı yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü aktarımını sağlayacak, mesajlaşma gerçekleştirecek, birden çok güvenli elektronik imzanın seri ve paralel olarak atılabilmesini destekleyecek, sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa sürede cevap iletebilecek, genel kurul öncesi hak sahipleri tarafından elektronik genel kurul sistemine yapılacak kayıtların gizliliğini sağlayacak, toplantı başkanı ve bakanlık temsilcisi tarafından EGKY hükümlerinde belirtilen güvenli elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek alt yapıya sahip olmalıdır.

Sonuç

Borsaya kote edilmiş şirketler açısından en büyük sorun yönetimsel anlamda yaşanan güç boşluğudur. Pay sahiplerinin genel kurullara katılımı yetersiz kalabilmektedir. e-Genel Kurullar, bu soruna önemli bir katkı sağlayacak ve halka açık anonim şirketlerin daha şeffaf bir şekilde yönetilmelerine hizmet edecektir.

Kaynakça

egk.mkk.com.tr

www.mkk.com.tr

www.mevzuat.gov.tr

 

 

Her türlü soru ve görüşleriniz için info@kavlak.av.tr e-mail adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.